Tip 1: Een goede overdracht
Om ervoor te zorgen dat je tijdens je vakantie geen spoedvragen krijgt, is het belangrijk om een goede vervanger te regelen. Stem met deze vervanger minstens twee dagen voor je vakantie begint, alle actuele activiteiten en zaken af en beschrijf deze in een overdrachtsdocument. Zet vervolgens een dag voor je vakantie alvast je afwezigheidsmelding aan. Dat geeft jou een extra dag om alle laatste zaken te regelen zodat je met een gerust hart aan je vakantie kunt beginnen.
Tip 2: Maak een duidelijke afwezigheidsmelding en voicemail
Je herkent het vast wel: eindelijk heb je dat vakantiegevoel te pakken en dan krijg je een zakelijk telefoontje waarop je toch weer actie gaat ondernemen. Wég vakantiegevoel. Wil je dit voorkomen? Geef dan via de afwezigheidsmelding in je mail en voicemail duidelijk aan dat je in je vakantie niet kunt antwoorden, wie je werk overneemt en wanneer je wel weer te bereiken bent. Heb je écht geen vervanger? Laat dan via je afwezigheidsmelding en voicemail weten dat er voor spoedgevallen een WhatsApp-bericht gestuurd kan worden, waarop binnen bijvoorbeeld 48 uur gereageerd wordt. Vergeet ook niet je afwezigheidsmelding en voicemail te testen. Er wil wel eens wat misgaan met de activatie, waardoor rust tijdens de vakantie volledig in de soep kan lopen.
Tip 3: Zet de werkmail op je smartphone uit
Even je werkmail checken tijdens je vakantie…het is dé grote valkuil van mensen met veel verantwoordelijkheidsgevoel. Toch is het niet zo slim want voor je het weet ben je met je hoofd weer volledig bij je werk en niet bij je partner of je gezin. En zeker weten dat zij dat merken! Wil je het in de vakantie gezellig houden? Haal dan de werkmail van je smartphone. Gaat je dit een stap te ver en moet je toch echt de mailbox checken? Spreek dan met je vakantiegezelschap een vast uur per dag af, waarop je je mailbox induikt. Zo weet iedereen waar hij/zij aan toe is. Klinkt de rust aantrekkelijk? Dan kun je ook pushmeldingen van mail en social media uitzetten en groepen op WhatsApp, Slack en MS Teams op ‘stil’ zetten.
Tip 4: Pas je profielinformatie in WhatsApp aan
24/7 online beschikbaarheid wordt in veel bedrijven heel normaal gevonden waardoor je ook tijdens je vrije dagen de push kan voelen direct op Slack of WhatsApp-berichten te reageren. Wil je ook dit voor zijn? Pas dan de instellingen van je online communicatietools aan. In WhatsApp gaat dit via de instellingen. Tik vervolgens op je profielfoto en vervolgens op je info. Je kunt handmatig nieuwe informatie toevoegen of een vooraf ingestelde tekst kiezen. Vermeld hier dat je van … tot en met … niet of verminderd online bent wegens vakantie, zodat de afzender van een bericht kan zien dat je minder vaak je berichten checkt.
Tip 5: Start smart ná je vakantie
Om te voorkomen dat je frisse energie na de eerste werkdag compleet verdampt is, is het raadzaam om je afwezigheidsmelding in je mailbox een dagje langer door te laten lopen. Dat geeft je de ruimte om alle mails door te nemen, bij te praten met collega’s en weer up & running te komen. Andere tips om je eerste werkdag na je vakantie smart te starten zijn:
• Lees je ingekomen e-mails van meest naar minst recent, zo voorkom je dat je op vragen reageert die inmiddels al opgelost zijn en ben je zo snel mogelijk up-to-date.
• Ook kun je je mailbox selecteren op afzender om je mail gestructureerd door te werken.
Wat rigoureuzer, maar wel een tip waarmee je vakantiegevoel niet al na 2 uur doorspitten van je mailbox is verdwenen: stel een automatische regel in die alle e-mails tijdens je vakantie direct naar het archief laat verdwijnen. Vermeld in je afwezigheidsmelding dat mails vanwege je vakantie verwijderd worden met het verzoek om na je vakantie contact met je op te nemen. Als dat niet passend is voor je externe contacten, kun je deze strategie ook alleen aanhouden voor de interne afwezigheidsmelding. Als je collega’s hun bespreekpunten zelf bijhouden, kunnen ze deze met je doornemen als je weer terug bent.
En krijg je tijdens je welverdiende rustperiode goede ideeën voor je persoonlijke ontwikkeling, nieuwe dingen die je wilt ondernemen of andere voornemens? Schrijf ze op en zet ze zo snel mogelijk om in actie!

Fijne vakantie!
Gerda Vink, Overview Coach Professional Organizer
Bron: NBPO.nl